Questa funzione consente di organizzare, classificare e archiviare qualsiasi contenuto che componga il fascicolo del fabbricato, garantendo una struttura ordinata e facilmente consultabile. Attraverso una configurazione avanzata, è possibile definire una struttura gerarchica ad albero per classificare in modo preciso tutti i tipi di contenuti presenti nel fascicolo. I documenti e i file che possono essere archiviati includono documenti amministrativi, fotografie, schede tecniche digitali, planimetrie in formato CAD, modelli BIM, fogli di calcolo e corrispondenza e-mail. Alcuni contenuti possono essere classificati come obbligatori, assicurando che le informazioni essenziali siano sempre presenti e aggiornate. Per garantire la qualità e la validità dei documenti, è possibile applicare un processo di approvazione (workflow), che permette la revisione e la convalida dei file caricati. Inoltre, la gestione dei contenuti prevede la possibilità di assegnare una data di scadenza o un periodo di validità ai documenti, in modo che il sistema possa segnalare automaticamente la necessità di aggiornamento o rinnovo.
Elenco delle principali funzionalità:
- Navigazione Fascicolo
- Dettagli Contenuti
- Struttura Completa
- Carica contenuti
- Aggiungi Documento
- Aggiungi Relazione Fotografica
- Aggiungi Modello 3D
- Scarica Modelli Documento Contenuti
- Gestione FAQ e Domande del Fascicolo
- Ricerca contenuti
Scegliere l'immobile per cui si vuole consultare il fascicolo documentale dalla finestra di selezione. Si apre il menù di primo livello 'Visualizzazione per archivio' e il menù di secondo livello 'Visualizzazione per archivio'. Dalla dashboard di navigazione selezionare sulla sinistra l'archivio da visualizzare (di default è selezionato il primo archivio). È consultabile la lista dei contenuti relativi all'archivio scelto.
Selezionare il campo per cui si desidera raggruppare i contenuti dal menù a tendina 'Raggruppa per'. L'elenco dei contenuti viene automaticamente aggiornato in base alla modalità di raggruppamento scelta.
Accedendo alla sezione Filtri, l’utente può selezionare la voce “Forma” tra le opzioni disponibili. Una volta selezionata la forma desiderata, la lista si aggiorna mostrando solo i contenuti associati a tale filtro.
Dalla sezione Filtri, l’utente può scegliere “Categoria” tra le opzioni proposte. Dopo la selezione, la lista visualizzerà unicamente i contenuti pertinenti alla categoria indicata.
L’utente può utilizzare il filtro “Classe” nella sezione Filtri per restringere la lista dei contenuti. La visualizzazione si aggiorna mostrando solo gli elementi corrispondenti alla classe selezionata.
Attraverso la sezione Filtri, è possibile selezionare “Caricamento” per filtrare i contenuti in base allo stato di caricamento. L'elenco mostra solo quelli che rispecchiano il criterio scelto.
Selezionando l’opzione “Scadenzario” nei Filtri, si ottiene una lista aggiornata dei contenuti in base allo stato del loro scadenzario.
Il filtro “Validità” consente di mostrare unicamente i contenuti che corrispondono allo stato di validità selezionato.
L'utente può cliccare sull’icona della lente di ingrandimento nella barra strumenti della lista. Digitando una parola chiave, i risultati saranno ordinati dando priorità ai contenuti che corrispondono al testo inserito.
Cliccare sull'icona del filtro nella barra della lista per attivare la funzione mostra filtri. Si potranno così inserire criteri specifici direttamente sotto ogni colonna per una ricerca più puntuale.
Per disattivare i filtri visualizzati sotto le colonne, cliccare nuovamente sull'icona del filtro. I campi scompariranno e la funzione sarà disabilitata.
Accedendo all'icona “Mostra/Nascondi Colonne” nella barra degli strumenti, è possibile selezionare quali colonne visualizzare o nascondere nella lista dei contenuti tramite le relative checkbox.
Dalla stessa sezione “Mostra/Nascondi Colonne”, è possibile modificare l'ordine delle colonne trascinandole nella posizione desiderata. Le modifiche si rifletteranno immediatamente nell’elenco visualizzato.
Cliccando sull'icona dedicata alla densità, si può modificare lo spessore delle righe dell’elenco dei contenuti, rendendo la visualizzazione più compatta o più estesa.
Per visualizzare in anteprima un contenuto, cliccare sull'apposita icona nella colonna 'Anteprima'. Se il file è in formato PDF, verrà aperto direttamente nel browser; in caso contrario, sarà scaricato nel proprio computer.
Selezionare l’oggetto di interesse dal menù per consultare il relativo fascicolo documentale. Si apre il menù di primo livello 'Visualizzazione per archivio', seguito dal menù di secondo livello 'Dettagli'. In un nuovo tab sarà visibile la lista dei contenuti disponibili per quella classe, secondo l'organizzazione definita in Geoweb.
Per modificare un contenuto, accedere alla sua scheda di dettaglio, apportare le modifiche desiderate e cliccare sul pulsante 'Salva'. Il sistema aggiorna il contenuto con i dati inseriti.
Dalla lista dei contenuti, selezionare l'elemento da eliminare. Cliccare sull'icona di eliminazione (X) e confermare l'operazione. Il contenuto verrà definitivamente rimosso dal sistema.
Per inviare un contenuto in verifica, accedere alla scheda di dettaglio e cliccare sul pulsante dedicato presente nella relativa toolbar. Confermare l’operazione cliccando su 'Sì'. Lo stato del contenuto verrà aggiornato a 'In Verifica'.
Per creare una nuova revisione del contenuto corrente, accedere alla sua scheda di dettaglio e cliccare sul pulsante 'Crea Revisione'. Alla comparsa della finestra di conferma, cliccare su 'Sì'. Il sistema genera una nuova versione visibile all’interno del tab 'Revisioni' e imposta lo stato del contenuto attuale su 'Respinto'. Una volta creata la revisione, il contenuto non potrà più essere modificato.
All’interno della scheda di dettaglio, cliccare sul pulsante 'Gestione FAQ e Domande del fascicolo'. Nella finestra che si apre, cliccare sull’icona '+' in alto a destra per aggiungere una nuova domanda. Dopo aver selezionato la tipologia e compilato i campi, la nuova domanda sarà visibile nell’elenco.
All’interno della scheda di dettaglio, cliccare sul pulsante 'Gestione FAQ e Domande del fascicolo'. Selezionare una delle domande esistenti e cliccare sull'icona del cestino a destra. Dopo la conferma, la domanda verrà rimossa dall’elenco.
All’interno della scheda di dettaglio, nella sezione 'Dati File', cliccare sul pulsante 'Anteprima'. Se il contenuto è un PDF, verrà aperto direttamente nel browser; in caso contrario, sarà avviato il download del file sul proprio dispositivo.
Se il contenuto è in formato DOC, è disponibile il pulsante 'Aggiorna Documento'. Cliccandolo, sarà possibile selezionare un nuovo file dal proprio computer. Una volta completata l’operazione, il file sarà aggiornato con la nuova versione.
All’interno della scheda di dettaglio, cliccare sul pulsante 'Scarica Documento'. Il file sarà salvato nella cartella di download del proprio dispositivo.
Quando il contenuto è di tipo DOC, è disponibile il pulsante 'Elenco Versioni'. Cliccando su di esso si apre una nuova finestra contenente l’elenco completo delle versioni salvate del file, se presenti.
All’interno della scheda di dettaglio, individuare un contenuto con stato 'DA CARICARE'. Cliccare sul pulsante 'Carica Documento', selezionare il file dal proprio computer e completare l’operazione. Il contenuto passa automaticamente allo stato 'CARICATO' e sarà consultabile nella sezione 'Dati File'.
Accedere al tab 'Allegati' presente nella scheda del contenuto. Cliccare sull'icona di caricamento nella toolbar, selezionare il file da allegare e confermare. Il file sarà aggiunto alla lista degli allegati visibili all’interno della stessa scheda.
Per esportare l’elenco dei contenuti, cliccare sul pulsante 'Esporta in XLS' nella toolbar. Al termine dell’operazione, il file Excel sarà disponibile nella cartella di download del dispositivo, contenente la lista degli oggetti esportati.
Selezionare uno o più contenuti dalla lista. Cliccare sul pulsante 'Manda in Verifica', quindi su 'Applica'. Lo stato dei contenuti selezionati verrà aggiornato a 'In Verifica'.
Per scaricare in blocco i contenuti, cliccare sul pulsante 'Download Contenuti'. Al termine della procedura, un file ZIP sarà disponibile nella cartella di download del dispositivo, contenente tutti i file organizzati in cartelle secondo la loro classificazione.
Selezionare uno o più contenuti e cliccare sul pulsante 'Invia Contenuti'. Compilare i dati richiesti, indicare i destinatari e confermare cliccando su 'Invia'. I contenuti saranno visibili ai destinatari nella card 'Transmittal'.
Nella stessa modalità di caricamento documenti, cliccare sull’icona 'Aggiungi relazione fotografica' (seconda icona a destra sulla riga del contenuto). Selezionare un file ZIP contenente la relazione fotografica, compilare i campi richiesti e completare l’operazione. Il sistema aprirà il dettaglio del contenuto associato.
Accedere alla sezione 'Visualizzazione per archivio' e selezionare il menù 'Scarica Modelli Documento Contenuti'. Da qui è possibile scegliere tra i modelli disponibili: i documenti possono essere visualizzati in PDF oppure scaricati in formato Word.
Accedere alla sezione 'Gestione FAQ e Domande del Fascicolo'. Cliccare sull’icona '+' in alto a destra. Selezionare la tipologia di domanda, compilare i campi richiesti e confermare. La nuova domanda sarà visibile nell’elenco collegato al fascicolo.
Sempre all’interno della sezione 'Gestione FAQ e Domande del Fascicolo', cliccare sul pulsante 'Filtrare per tipologia'. Nella finestra che si apre, selezionare la tipologia desiderata e cliccare su 'Applica Filtro'. Il sistema mostrerà solo le domande che corrispondono alla tipologia selezionata.