Gestione Piano Breve Periodo (POP)

Permette la gestione degli Interventi dei Piani di breve Periodo (POP) generati mensilmente dal sistema.

Principali funzionalità:

● Programmazione interventi puntuale

● Programmazione interventi massiva

● Assegnazione degli interventi

● Apertura task (in presenza di Operation control)

● Riprogrammazione degli interventi non scaduti sul POP successivo

● Inserimento di un nuovo Intervento non previsto nel POC

● Rendicontazione interventi puntuale

● Rendicontazione interventi massiva

Per accedere alla visualizzazione complessiva delle attività mensili pianificate, selezionare dal menu principale “Piani Mensili” l’opzione di secondo livello denominata “Riepilogo Mesi”. Il sistema mostrerà automaticamente la dashboard riepilogativa di tutti i mesi generati in cui sono visibili i principali indicatori e riepiloghi relativi allo stato dei Piani Operativi Programmati (POP).

Per ottenere una vista riepilogativa delle attività suddivise per singolo immobile, accedere al menu di secondo livello “Riepilogo per Immobile”. A seguito della selezione, verrà caricata la dashboard riepilogativa per immobile, contenente dati e statistiche relative alle manutenzioni programmate per ciascun edificio o struttura gestita.

Per consultare i dettagli di un Piano Operativo che si trova nello stato “Emesso”, accedere al menu di secondo livello “Emessi”. All'interno della lista visualizzata, cliccare sul Piano di interesse. Il sistema aprirà la schermata dettagliata relativa al Piano selezionato, mostrando tutte le informazioni corrispondenti allo stato Emesso.

Dalla voce di menu “In Programmazione”, selezionare un Piano Operativo attualmente in fase di programmazione. Cliccando sul Piano desiderato, sarà possibile visualizzarne la struttura, gli interventi previsti e tutti i dati associati, così da monitorare l'avanzamento della programmazione in corso.

Per verificare i Piani Operativi che si trovano nella fase di validazione, accedere alla voce di menu di secondo livello “In Validazione”. Dopo aver cliccato su uno dei Piani visualizzati, il sistema mostrerà la relativa schermata con le informazioni dettagliate del Piano nello stato In Validazione, consentendo eventuali azioni di controllo e conferma.

Nel caso in cui si voglia monitorare un Piano Operativo che è già stato avviato, accedere alla sezione “In Esecuzione” del menu. Selezionando il Piano desiderato, sarà possibile accedere alla sua scheda di dettaglio, in cui vengono visualizzati tutti gli interventi pianificati e in corso, con la possibilità di verificare tempistiche e assegnazioni.

Per visualizzare i Piani Operativi in fase di rendicontazione, ovvero quelli per i quali sono state completate le attività e si stanno raccogliendo i dati consuntivi, accedere al menu “In Rendicontazione”. Cliccando sul Piano di interesse, sarà possibile consultare l’elenco degli interventi svolti, inserire le informazioni richieste per la chiusura e valutare lo stato complessivo delle attività eseguite.

Per accedere ai Piani Operativi che sono in fase di verifica, selezionare dal menu di secondo livello la voce “In Verifica”. All'interno della lista dei piani, cliccando su quello desiderato, il sistema aprirà la relativa scheda dettagliata, permettendo di consultare tutte le informazioni disponibili per la fase di controllo finale delle attività svolte.

Per visualizzare i Piani Operativi già conclusi, accedere al menu di secondo livello “Chiusi”. Dopo aver selezionato un piano, verrà mostrata la sua scheda completa, con tutti i dati storici relativi agli interventi effettuati, le tempistiche, gli operatori coinvolti e l’esito complessivo delle attività.

Per aggiungere un nuovo intervento all’interno di un Piano Operativo, selezionare un piano che si trovi in stato “Emesso”, “In Programmazione” o “In Validazione”. Accedere alla sezione dedicata agli interventi e cliccare l’azione “Nuovo”. Nella maschera di inserimento, compilare tutti i campi richiesti e cliccare su Salva e Chiudi. Il sistema registrerà un nuovo intervento, che sarà immediatamente visibile nella lista.

All’interno di un Piano in stato “Emesso”, “In Programmazione” o “In Validazione”, è possibile programmare uno o più interventi. Dopo aver selezionato il piano, accedere alla sezione degli interventi e cliccare sull’azione “Assegna - Riprogramma”. Compilare i campi relativi all’assegnazione e alla data di esecuzione prevista, quindi confermare cliccando su Salva e Chiudi. Il sistema aggiornerà lo stato dell’intervento a “Predisposto” e memorizzerà le informazioni inserite.

Per generare automaticamente i task a partire dagli interventi selezionati, aprire un Piano in stato “Emesso”, “In Programmazione” o “In Validazione”. Nella sezione interventi, selezionare quelli desiderati e cliccare sull’azione “Genera Task da Selezione”. Dopo aver confermato l’operazione, il sistema genererà i task associati e popolerà il campo “Task” con i relativi codici. Orta l’intervento potrà essere eseguito dal manutentore tramite app GW TASK o dal responsabile della unità operativa tramite task dashboard.

Per visualizzare il calendario degli interventi associati a un Piano Operativo, aprire un piano che si trovi in uno qualsiasi dei seguenti stati: “Emesso”, “In Programmazione”, “In Validazione”, “In Esecuzione” o “Chiuso”. Dalla toolbar, cliccare sull’azione “Calendario Interventi”. Verrà aperta una vista grafica che consente di osservare la distribuzione temporale degli interventi pianificati o svolti.

In modo analogo alla funzione calendario, è possibile accedere alla timeline degli interventi per un Piano Operativo in stato “Emesso”, “In Programmazione”, “In Validazione”, “In Esecuzione” o “Chiuso”. Selezionare l’azione “Timeline Interventi” dalla toolbar per visualizzare una rappresentazione temporale lineare degli interventi legati al piano selezionato.

Quando si desidera pianificare gli interventi di un Piano Operativo in stato “Emesso” massivamente, è possibile esportare un file apposito. Selezionare il piano e cliccare l’azione “Esporta POP da Compilare” dalla toolbar di dettaglio del POP. Il sistema scaricherà un file precompilato, utile per effettuare la programmazione degli interventi in modo assistito e strutturato. Successivamente questo file potrà essere importato per aggiornare la programmazione.

Una volta completata la programmazione su file esterno, è possibile ricaricare i dati nel sistema. Selezionare un Piano in stato “Emesso”, cliccare sull’azione “Importa POP Compilato” nella toolbar e caricare il file. Il sistema leggerà automaticamente i campi contrassegnati da colonne azzurre e aggiornerà i dati degli interventi all’interno del piano.

Per concludere la fase di programmazione e avviare il processo di validazione, aprire un Piano Operativo in stato “In Programmazione”. Cliccare sull’azione “Passa a Validazione Programmazione”. Il sistema aggiornerà lo stato del piano, che passerà a “In Validazione”, pronto per essere controllato o approvato.

Analogamente, nel caso di un Piano in stato “In Rendicontazione”, è possibile avviare la fase di verifica. Aprire il piano e cliccare l’azione “Passa a Verifica Rendicontazione”. Il sistema aggiornerà lo stato in “In Verifica”, indicando che il piano è pronto per essere controllato nei suoi risultati.

Per annullare un intervento non ancora chiuso, aprire un Piano Operativo che si trovi in uno stato diverso da “Chiuso” e che contenga almeno un intervento in stato “Aperto”, “Predisposto” o “Non eseguito”. Accedere al dettaglio dell’intervento, cliccare sull’azione “Annulla Intervento” presente nella toolbar, compilare i campi richiesti e confermare l’operazione. A seguito della conferma, lo stato dell’intervento sarà impostato su “Annullato” e non sarà più possibile modificarlo.

Per programmare un intervento non ancora eseguito, accedere al dettaglio di un Piano che non sia in stato “Chiuso” e che contenga almeno un intervento in stato “Aperto”, “Predisposto” o “Non eseguito”. Selezionare l’intervento desiderato e cliccare sull’azione “Programma Intervento” dalla toolbar. Compilare i campi di assegnazione e pianificazione, quindi cliccare su Salva e Chiudi. Il sistema aggiornerà lo stato dell’intervento a “Predisposto” e memorizzerà i dati inseriti.

Per rendicontare un intervento eseguito, accedere a un Piano che includa almeno un intervento in stato “Aperto”, “Predisposto” o “Non eseguito”, e aprirne il dettaglio. Dalla toolbar, cliccare sull’azione “Rendiconta Intervento”, compilare i campi obbligatori e confermare. Il sistema aggiornerà lo stato dell’intervento a “Rendicontato”, registrando tutte le informazioni di consuntivazione.

Per consultare l’elenco completo degli interventi ancora aperti, accedere al menu di primo livello “Interventi aperti” e selezionare la corrispondente voce nel menu di secondo livello. Il sistema caricherà una lista filtrata con tutti gli interventi non ancora chiusi, permettendo una panoramica delle attività ancora da completare.

All’interno della schermata Interventi Aperti, è possibile esportare i dati in formato Excel. Cliccare sull’azione “Esporta in XLS” per scaricare un file contenente tutti i dettagli degli interventi attualmente aperti, utile per l’analisi o la condivisione esterna.

Per accedere allo storico degli interventi conclusi, selezionare il menu di primo livello “Storico Interventi” e l’omonima voce nel menu di secondo livello. Il sistema scaricherà automaticamente un file Excel con i dettagli di tutti gli interventi chiusi, utile per la consultazione o l’archiviazione.

Nella vista dedicata agli interventi chiusi, è possibile generare una copia dei dati per uso interno o documentale. Selezionare l’azione “Esporta in XLS” per scaricare un file Excel con tutte le informazioni archiviate relative agli interventi completati.

Per avere una visione d’insieme di tutti gli interventi gestiti dal servizio, accedere al menu “Calendario Completo” e selezionare la voce “Calendario” dal secondo livello. Il sistema mostrerà una vista calendario comprensiva di tutti gli interventi associati ai vari Piani Operativi, indipendentemente dallo stato.

Se durante l’esecuzione o la rendicontazione di un intervento si rende necessario aggiungere un rapportino extra, aprire il Piano in stato “In Esecuzione” o “In Rendicontazione”, e accedere al dettaglio dell’intervento. Cliccare sull’azione “Rapportino Extra” nella toolbar, compilare i campi obbligatori e confermare tramite Salva e Chiudi. Il sistema genererà un nuovo rapportino associato all’attività svolta.

Per programmare più interventi in modalità massiva, aprire un Piano in stato “Emesso”, “In Programmazione” o “In Esecuzione”. Selezionare tutti gli interventi da riprogrammare e cliccare l’azione “Assegna - Riprogramma” dalla toolbar della lista. Dopo aver compilato i campi obbligatori, cliccare su Salva e Chiudi. Gli interventi selezionati verranno aggiornati con lo stato “Predisposto”, e i relativi campi di assegnazione e pianificazione verranno modificati secondo le nuove impostazioni.

Questa funzione consente di definire, per ogni funzionalità dell’applicazione e per ciascun ruolo previsto, quali utenti ricopriranno determinati incarichi. In questo modo, è possibile avere una dashboard riassuntiva che mostra tutti i ruoli assegnati e permette di aggiungerne di nuovi.

Per abilitare un utente come gestore dell'Anagrafica Tecnica, è necessario accedere alla sezione dedicata nel menu “Anagrafica Tecnica” e selezionare la scheda “Gestione Utenti”. A questo punto si clicca su “Nuovo” e si sceglie il nominativo desiderato. Una volta salvata l'associazione, il sistema aggiorna automaticamente la lista degli utenti includendo il nuovo gestore.

Per rimuovere un utente precedentemente associato come gestore dell’Anagrafica Tecnica, si accede alla stessa sezione, si apre la scheda “Gestione Utenti” e si seleziona il nominativo da eliminare. Confermando l’operazione, il sistema aggiorna la lista e rimuove il gestore selezionato.

Nel caso si voglia abilitare un utente alla sola consultazione dell’Anagrafica Tecnica, si entra nel menu “Anagrafica Tecnica” e si accede alla sezione “Consultatori”. Qui si aggiunge un nuovo nominativo e si salva. L’utente sarà visibile nella lista dei consultatori autorizzati.

Per revocare a un utente il ruolo di consultatore dell’Anagrafica Tecnica, si accede alla sezione “Consultatori” e si seleziona il nominativo da rimuovere. Dopo aver confermato l’eliminazione, il sistema provvede a rimuovere l’utente dalla lista dei consultatori.

Per concedere a un utente il permesso di consultare le planimetrie, si accede alla sezione “Consultatori Planimetrie” nel menu “Anagrafica Tecnica”. Una volta inserito il nominativo desiderato e salvata l’operazione, il sistema aggiorna automaticamente la lista dei soggetti abilitati alla consultazione delle planimetrie.

Quando si desidera revocare l’abilitazione alla consultazione delle planimetrie, si accede alla stessa sezione, si seleziona il nominativo da rimuovere e si conferma l’operazione. Il sistema rimuove l’utente indicato dalla lista dei consultatori autorizzati.

Per assegnare a un utente il ruolo di gestore del Fascicolo, si accede al menu “Documentazione Tecnica” e si apre la sezione “Gestione Fascicolo”. Dopo aver inserito il nominativo e salvato, il sistema aggiorna la lista dei gestori includendo il nuovo soggetto abilitato.

Nel caso in cui un utente debba essere rimosso dal ruolo di gestore del Fascicolo, si accede alla sezione “Gestione Fascicolo” e si elimina il nominativo desiderato. Dopo la conferma, il sistema === aggiorna la lista dei gestori eliminando il soggetto selezionato. Inserimento consultatore fascicolo ===

Per autorizzare un utente alla sola consultazione del Fascicolo, si accede alla sezione “Consultatori Fascicolo” in “Documentazione Tecnica”. Inserendo il nominativo e salvando l’operazione, l’utente viene aggiunto alla lista dei soggetti autorizzati alla consultazione.

Quando si vuole revocare l’abilitazione alla consultazione del Fascicolo, si accede alla stessa sezione, si seleziona il nominativo da rimuovere e si conferma l’operazione. Il sistema aggiorna la lista eliminando l’utente interessato.

Per abilitare un utente alla consultazione dei Rapportini Digitali, si accede alla sezione “Consultatori Rapportini Digitali” all’interno del menu “Documentazione Tecnica”. Dopo aver inserito il nominativo desiderato e confermato l’operazione con il salvataggio, l’utente viene registrato correttamente nella lista dei consultatori abilitati.

Per rimuovere un utente dall’elenco dei consultatori dei Rapportini Digitali, si accede alla stessa sezione, si seleziona il nominativo da eliminare e si conferma l’operazione. Il sistema aggiorna la lista rimuovendo l’utente indicato.

Per concedere a un utente l’accesso in sola lettura ai Modelli BIM, si accede al menu “BIM” e si seleziona la sezione “Consultatori BIM”. Qui si inserisce il nominativo dell’utente da abilitare e si salva. Il sistema aggiorna la lista dei consultatori con l’utente appena aggiunto.

Quando si intende revocare l’accesso ai Modelli BIM a un utente, si accede alla sezione “Consultatori BIM”, si seleziona il nominativo da rimuovere e si clicca su “Elimina”, confermando successivamente l’operazione. Il sistema provvede a rimuovere il soggetto selezionato.

Per attribuire a un utente la gestione dei Contratti o degli Ordini di Acquisto (ODA), si accede al menu “Gestione Contratti/ODA” e si seleziona l’opzione “Nuovo”. Dopo aver scelto il nominativo da abilitare e salvato l’associazione, l’utente viene incluso nella lista dei gestori abilitati.

Nel caso in cui un utente debba essere rimosso dal ruolo di gestore dei Contratti o degli ODA, si accede alla sezione corrispondente, si seleziona il nominativo da rimuovere e si conferma l’eliminazione. Il sistema aggiorna automaticamente la lista escludendo l’utente selezionato.

Per consentire a un utente di creare e modificare ordini, si accede alla sezione “Gestione Ordini”. Si inserisce il nominativo dell’utente e si assegnano i permessi specifici relativi alla creazione e modifica degli ordini. Dopo aver salvato, l’utente risulta correttamente abilitato nell’elenco.

Se si desidera revocare a un utente la possibilità di creare e modificare ordini, si accede alla sezione “Gestione Ordini”, si seleziona il nominativo da rimuovere e si conferma l’operazione. Il sistema rimuove l’utente dalla lista dei soggetti abilitati.

Per autorizzare un utente alla modifica del Manuale Operativo, si entra nel menu “Gestione Manuale Operativo” e si aggiunge il nominativo desiderato. Una volta salvata la configurazione, il sistema aggiorna la lista degli utenti abilitati alla modifica.

Per rimuovere l’abilitazione di un utente alla modifica del Manuale Operativo, si accede alla stessa sezione, si seleziona il nominativo da eliminare e si conferma l’operazione. Il sistema provvede a rimuovere l’utente dalla lista dei soggetti autorizzati.

Per abilitare un utente alla modifica delle Entità Gestionali, si accede alla sezione “Gestione Entità” e si seleziona la funzione di modifica utenti. A questo punto si inserisce il nominativo da abilitare e si salva l’operazione. L’utente verrà inserito nell’elenco di coloro che possono intervenire in modifica sulle entità.

Per revocare l’abilitazione alla modifica delle Entità Gestionali, si accede alla sezione “Gestione Entità”. Dopo aver selezionato l’utente da rimuovere, si clicca su “Elimina” e si conferma l’operazione. Il sistema aggiorna la lista rimuovendo il nominativo.

Per autorizzare un utente alla verifica delle risorse operative, si accede al menu “Controllo Risorse”. All’interno della sezione dedicata agli utenti verificatori, si inserisce il nominativo dell’utente e si salva. Il sistema registra l’utente come soggetto abilitato alla verifica.

Nel caso in cui si voglia revocare l’abilitazione alla verifica delle risorse operative, si accede alla sezione “Controllo Risorse”, si seleziona il nominativo da rimuovere e si conferma l’eliminazione. Il sistema aggiorna la lista degli utenti verificatori rimuovendo l’utente selezionato.

Per abilitare un utente alla registrazione dei ticket, si accede al menu “Interventi e Ticket” e si seleziona la funzione di gestione utenti. Dopo aver inserito il nominativo e confermato l’operazione, l’utente viene aggiunto all’elenco dei soggetti abilitati alla registrazione dei ticket.

Per revocare la possibilità di registrare ticket, si accede alla sezione “Gestione Utenti” in “Interventi e Ticket”, si seleziona l’utente da eliminare e si conferma la rimozione. Il sistema aggiorna l’elenco rimuovendo il nominativo.

Per conferire a un utente la possibilità di gestire i ticket, si accede al menu “Interventi e Ticket” e si seleziona la sezione dedicata alla gestione. Si aggiunge il nominativo dell’utente e si salva. Da quel momento, l’utente sarà abilitato a gestire i ticket assegnati.

Per rimuovere l’abilitazione alla gestione dei ticket, si entra nella sezione “Interventi e Ticket” e si elimina il nominativo dalla lista degli utenti abilitati. Il sistema aggiorna immediatamente l’elenco.

Se si desidera abilitare un utente al monitoraggio dei ticket, si accede al menu “Interventi e Ticket” e si seleziona la funzione “Monitoraggio Ticket”. Inserendo il nominativo e salvando l’operazione, l’utente sarà incluso nella lista dei soggetti autorizzati al monitoraggio.

Per rimuovere un utente precedentemente abilitato al monitoraggio dei ticket, si accede alla sezione “Monitoraggio Ticket”, si seleziona il nominativo e si conferma l’eliminazione. Il sistema aggiorna l’elenco escludendo l’utente selezionato.